¿Cómo aprovechar el tiempo cuando hay sobrecarga de trabajo?

 Sigue estos consejos para establecer prioridades y rendir al máximo

Tomar decisiones para priorizar las tareas importantes nos ayuda a ser más productivos, cumplir con los plazos y planificar mejor el tiempo en el trabajo. David Comí, director y fundador de Incrementis, aglutina cinco métodos útiles para establecer prioridades y optimizar la sobrecarga de trabajo

La mayoría de las personas cuando empiezan su jornada laboral lo hacen con la intención de ser lo más productivas posible, sin embargo, a medida que pasan las horas, se encuentran atendiendo a otras solicitudes urgentes que no estaban en su lista de tareas dejando de lado aquellas que sí lo estaban. 

Y es que, muchos de nosotros no contamos con un proceso metódico que nos permita priorizar las diferentes tareas en el trabajo, no llegando así a cumplir con los vencimientos establecidos y preocupándonos continuamente por si nos dispersamos o nos distraemos durante la jornada.

Por ello, David Comí, director y fundador de Incrementis, con 11 años de experiencia impartiendo cursos de formación específicos y adaptados a cada caso, aconseja cinco pasos útiles para establecer las prioridades y optimizar la sobrecarga de trabajo. 

Identifica las tareas concretas que más contribuyen al mayor valor de tu trabajo. Identificar nuestras tareas clave con absoluta claridad es imprescindible para saber sin ninguna duda lo que podemos realizar para que nuestra contribución sea mayor cada día.

Identifica las tareas rutinarias y las actividades que consumen mucho tiempo. Tareas que contribuyen poco y de bajo impacto en el trabajo. Por lo que es clave minimizar, en lo posible, la cantidad de tiempo que ocupamos en actividades de escaso valor y alto consumo de tiempo. Las realizamos cuando nuestra energía cerebral sea escasa.

Decide un tiempo concreto para dedicarlo a descansar. Durante este tiempo puntual, es necesario saber rechazar cualquier asunto relacionado con el trabajo. Para ello, no revisaremos el correo, ni tampoco el ordenador, no haremos nada que esté vinculado a nuestras tareas. Comí recomienda entre 5 y 10 minutos de descanso real que serán suficientes para lograr esa desconexión que necesitamos.

Reorganízate para que el tiempo libre sea también una prioridad. Cuanto más logramos tener todo planificado, simplificado y bajo control, más conseguiremos con nuestro trabajo. Si tenemos más tiempo libre planificado, más descansados estaremos. Y si estamos más descansados, disfrutaremos de más energía y entusiasmo.

Concéntrate en las únicas acciones que realizas en ese momento. Debemos ser conscientes de nuestras decisiones y actos. Por lo que es aconsejable pensar cuidadosamente en las tareas antes de empezarlas. Así identificaremos las tareas de más valor y esto nos permitirá concentrarnos y focalizarnos en ellas.

Cómo adquirir un rendimiento sostenible

Asimismo, para llevar a cabo estos métodos útiles y ser así más productivos, Comí también muestra las acciones a seguir para adquirir un rendimiento más sostenible a partir de estos seis consejos:

Decidir exactamente lo que hemos de realizar. Tener claro que se espera de nosotros, los objetivos principales y en qué orden de prioridades.

Prepararse siempre antes de empezar. Antes de actuar, es importante reunir todos los recursos necesarios como informes, notas, artículos, material de trabajo, entre otros, y luego pensaremos y escribiremos. Y es que, unos objetivos que no están escritos son solo ilusiones, intenciones o deseos: No poseen energía propia. Conducen a la confusión, errores y al no-cumplimiento.

Establecer fechas límites. Sin ellas las tareas carecen de compromiso y no tienen verdadero inicio y fin. Lo mismo sucede si no hacemos una lista inicial de las acciones. Esto no solo nos proporcionará un cuadro visual de lo que debemos realizar, sino que además aumentará la posibilidad de alcanzar los objetivos.

Organizar las acciones en un plan. Según las prioridades establecidas y siempre de forma organizada para evitar dispersarnos.

Actuar de inmediato conforme el plan. Mejor un plan sencillo pero ejecutado, que uno complejo, pero sin empezar ninguna actuación. La acción lo es todo si queremos alcanzar los objetivos establecidos.

Decidir cada día realizar acciones que nos acerquen al objetivo. Pueden ser diversas acciones como leer sobre el tema, o realizar llamadas precisas o ver gráficos. Y a partir de aquí ser perseverantes y muy autodisciplinados para cumplir con los objetivos.

Soluciones directas a mejorar hábitos de trabajo

La metodología utilizada por Incrementis se basa en una formación muy concreta, dinámica y muy amena, a partir de la participación totalmente activa de los participantes. Enfocadas al aprendizaje y asimilación de conceptos claros y sencillos, las sesiones formativas ayudan a los empleados de las empresas mediante ejercicios prácticos en cómo deben pensar y actuar a partir de su día a día y responsabilidades en su puesto de trabajo.

Formación in-company

Conscientes de que cada empresa tiene necesidades diferentes que deben afrontarse con una metodología específica, Incrementis proporciona a las empresas ‘formaciones in-company’ en su entorno laboral con los objetivos y contenidos adaptados a sus problemas de funcionamiento concretos. Según explica Comí, algunos de los casos más abordados en estas sesiones son, por ejemplo, mejorar el liderazgo de equipos, llevar a cabo un uso más eficaz del tiempo y del e-mail, adquirir mayor proactividad, tomar mejores decisiones o cómo sacar el máximo provecho de las reuniones de trabajo